Description
Background
Diversity, Equity and Inclusion are core principles at UNDP: we value diversity as an expression of the multiplicity of nations and cultures where we operate, we foster inclusion as a way of ensuring all personnel are empowered to contribute to our mission, and we ensure equity and fairness in all our actions. Taking a ‘leave no one behind’ approach to our diversity efforts means increasing representation of underserved populations. People who identify as belonging to marginalized or excluded populations are strongly encouraged to apply. Learn more about working at UNDP including our values and inspiring stories.
UNDP does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of harassment, including sexual harassment, and discrimination. All selected candidates will, therefore, undergo rigorous reference and background checks.
Descripción de la oficina/unidad/proyecto:
El Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo a través del área de Gobernabilidad, Paz y Derechos Humanos, brinda asistencia al gobierno para transformar sistemas e instituciones que, por un lado tome en cuenta la interacción con la ciudadanía, la transparencia y el acceso a la información que favorezca la cohesión social y minimice el aumento en la desconfianza, especialmente aquella asociada a prácticas de corrupción, y por otro, que asegure las condiciones y políticas que tomen en cuenta las nuevas dimensiones de la desigualdad y el fortalecimiento institucional desde lo local y lo nacional para ser más sólidas, inclusivas, resilientes y adaptables para cumplir con sus funciones y responder con eficiencia en la provisión de servicios públicos y a futuras crisis.
Para la implementación del nuevo Marco de Cooperación para el Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas en Panamá (UNSDCF por sus siglas en inglés) y el Programa de País del PNUD en Panamá 2021-2025, estas iniciativas se encuentran alineadas al Efecto No. 2 “Al 2025, Panamá cuenta con una gobernanza participativa e instituciones nacionales y locales inclusivas, eficaces, transparentes y justas al servicio de las personas, articuladas entre sí y en alianza con actores no gubernamentales; con enfoque territorial, de derechos humanos, intercultural, de género, curso de vida y sin dejar a nadie atrás”.
También está alineado con el Plan Estratégico de Gobierno 2019-2024 y a distintos Objetivos de Desarrollo Sostenibles y sus respectivas metas e indicadores, a fin de promover el desarrollo humano inclusivo y sostenible orientado hacia la mejora de la calidad de vida y la reducción de las brechas de desarrollo.
El Proyecto 00102463 “Programa de Apoyo al Fortalecimiento y Modernización del Ministerio de Comercio e Industrias de Panamá” , tiene como objetivo el fortalecimiento de los programas con los que cuenta el Ministerio de Comercio e Industrias (MICI), facilitando así su accionar y el cumplimiento de su cometido institucional en pro de un desarrollo más equitativo y sostenible. En ese sentido, el Proyecto apoya, facilita y habilita el desarrollo, cumplimiento y fortalecimiento de programas con la finalidad de lograr el fortalecimiento de la industria nacional, el comercio nacional e internacional y la integración comercial con nuevos socios; así como, la implementación y el aprovechamiento de los acuerdos comerciales contraídos y el fortalecimiento de las relaciones ya establecidas, actividades que permiten el incremento de las exportaciones e inversiones, con vinculación directa e indirecta a 7 Objetivos de Desarrollo Sostenible, impulsando así la creación de un modelo de desarrollo económico más equitativo, sostenible e integral, a la vez que se progresa en la modernización de la gestión pública, mediante las herramientas y el fortalecimiento de las capacidades institucionales que garanticen la eficiencia, la transparencia y la comunicación directa con la ciudadanía.
El/la Asociado(a) de Proyecto y Monitoreo, será responsable de brindar apoyo administrativo e integral a la Unidad Coordinadora del Proyecto; de igual forma, deberá monitorear la implementación y ejecución de actividades que permitan avanzar en el cumplimiento de los resultados esperados del proyecto, con la finalidad de coadyuvar al fortalecimiento y modernización del Ministerio de Comercio e Industrias, como facilitador del comercio nacional e internacional y la industria.
Alcance del trabajo :
1) Asistir a la coordinación en las diferentes actividades que tenga que participar a razón de sus funciones en la implementación del proyecto, incluidas las funciones de administración y monitoreo.
2)Dar seguimiento y monitorear los procesos de pagos, desde su elaboración hasta la finalización de su ciclo de pago, así como, dar seguimiento al flujo de proceso de adquisiciones, a las enmiendas de contratos y al registro de proveedores en plataformas de PNUD.
3) Verificar cotizaciones y elaborar cuadros comparativos, según la normativa del PNUD para la contratación de consultores, consultoras y la adquisición de bienes y servicios.
4) Recibir la correspondencia dirigida a la Unidad Coordinadora del Proyecto y validar que contenga la información que se requiere para su debido trámite, y coordinar la entrega de documentación externa a PNUD.
5) Llevar y mantener en orden los archivos físicos y electrónicos de pagos y correspondencia. Al igual que el control numérico de las solicitudes de pago y correspondencia.
6) Redactar y confeccionar notas, informes, actas/minutas y gestiones de comunicación, según requerimiento del supervisor/a, así como demás tareas administrativas que requiera el proyecto.
7) Apoyar el trámite de autorización para la emisión de boletos aéreos y llevar el control y seguimiento de los boletos aéreos emitidos para la entrega de la documentación respectiva.
8) Apoyar en la preparación de la gestión logística de los talleres, reuniones y capacitaciones (cotización de hoteles, reservas, catering, movilización de participantes, entre otros), incluyendo reuniones presenciales con el personal de la Oficina de País.
9) Brindar apoyo al proyecto en la realización de los pagos y archivos de los soportes documentales, incluyendo elaboración de recibos y la inclusión en las plataformas financieras del PNUD.
10) Elaborar calendario de los procesos vigentes en el proyecto y sus fechas de vencimiento, a fin de monitorear de manera efectiva, su ejecución.
11) Realizar reportes de solicitudes de pago y de las órdenes de compras en ejecución y/o tramitadas, como soporte para la información financiera que se deba generar del proyecto y/o actas de traspasos según sea el caso.
12) Apoyar en la preparación del POA y su implementación, así como preparar reportes de monitoreo y seguimiento, cuando así se requiera.
13) Apoyar en la confección y revisión de términos de referencias y/o cualquier otra documentación requerida para la implementación de actividades en el marco del proyecto, independientemente del proceso de contratación.
14) Apoyo en la realización de informes anuales y/o semestrales del proyecto, cuando así se requiera.
15) Apoyar en la implementación de planes y/o programas en temáticas sustantivas para el proyecto.
16) Apoyar en el trámite de viáticos del personal del socio implementador, como del personal de la Unidad Coordinadora de Proyecto y dar seguimiento a la entrega de los respectivos informes.
17) Apoyar a la Unidad Coordinadora de Proyecto en la correcta aplicación de normas y procedimientos de PNUD para asegurar su correcto cumplimiento.
18) Asegurar que la Unidad Coordinadora de Proyecto, cuente con los respectivos suministros de materiales, equipos, útiles de oficina y demás insumos, para su correcto funcionamiento.
19) Realizar, en el marco de su experiencia y competencias técnicas, otras actividades que le asignen en apoyo a la gestión del proyecto.
Acuerdo Institucional
El/la Asociado(a) de Proyecto y Monitoreo será supervisado/a por el/la Coordinador(a) de Proyecto Senior.
Competencias:
1. Logro de Resultados:
Nivel 1: Planifica y supervisa su propio trabajo, presta atención a los detalles, entrega un trabajo de calidad antes de la fecha límite.
2. Piensa de manera innovadora:
3. Aprende contínuamente:
Nivel 1: De mente abierta y curiosa, comparte conocimientos, aprende de los errores, pide retroalimentación
4. Se adapta con agilidad:
Nivel 1: Se adapta al cambio, maneja constructivamente la ambiguedad/incertidumbre, es flexible.
5. Actúa con determinación:
Nivel 1: Muestra impulso y motivación, capaz de rendir con calma frente a la adversidad confiado.
6. Compromiso y Asociación:
Nivel 1: Demuestra compasión, comprensión hacia los demás, establece relaciones positivas.
7. Diversidad e Inclusión:
Nivel 1: Aprecia/respeta las diferencias, es consciente de los prejuicios inconscientes, confronta la discriminación.
Competencias Transversales:
- Gestión Empresarial/Gestión basada en resultados: Capacidad para gestionar programas y proyectos con un enfoque en la mejora del rendimiento y resultados demostrables.
- Gestión Empresarial/Gestión de Proyectos: Capacidad para planificar, organizar, priorizar y controlar recursos, procedimientos y protocolos para lograr metas específicas.
- Gestión Empresarial/Comunicación: Capacidad para comunicarse de manera clara, concisa e inequívoca tanto a través de la comunicación escrita como verbal para adaptar los mensajes y elegir los métodos de comunicación en función de la audiencia.
- Gestión empresarial/Conciencia y Competencia Digital: Capacidad e inclinación para adoptar rápidamente nuevas tecnologías, ya sea mediante la comprensión hábil de su uso o mediante la comprensión de su impacto y el empoderamiento de otros para que las utilicen según sea necesario.
- Desarrollo de Negocios/Creación de Conocimientos: Capacidad para investigar y convertir la información en conocimiento útil, relevante para el contexto, o que responda a una necesidad manifestada.
- Licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas, Derecho, Ingeniera Industrial o disciplinadas relacionadas con carreras administrativas.
- Experiencia mínima de tres (3) años en gestión administrativa e implementación y monitoreo de proyectos.
- Destreza en el manejo de programas computacionales de Microsoft Office (Word, Excel y PowerPoint,etc.).
- Experiencia en manejo de procedimientos administrativos y monitoreo en proyectos relacionados con comercio nacional y/o internacional, y/o responsabilidad social y/o Objetivos de Desarrollo Sostenible..
- Experiencia en el desarrollo e implementación y monitoreo de planes y/o programas, en el sector privado y/o público, vinculadas a temáticas sustantivas del proyecto (exportaciones, inversiones, responsabilidad social o industrias, entre otras).
- Experiencia como facilitador(a) para la transferencia de conocimientos en distintas temáticas, con inclusión de temáticas sustantivas para el proyecto.
- Experiencia en manejo con actores de alto perfil jerárquico y profesional, será valorada.
Idiomas requeridos:
- Excelente dominio del idioma español. Escritura, lectura y conversación.
Certificados Profesionales:
- Cursos o certificación en gestión de proyectos.
Nota importante:
- Esta posición es para ciudadanos/as panameños/as o extranjeros/as residentes en el país con cédula de residente permanente y permiso de trabajo vigente durante el periodo de contratación.
