Le rôle principal et habituel consiste à effectuer, à partir de directives générales, les tâches diversifiées relatives au suivi d'un ensemble de processus administratifs et au secrétariat afin d'assurer la bonne marche de l'ensemble des opérations d'une unité administrative .
Attributions caractéristiques Anticipe et prévient les besoins des personnes qu'elle ou qu'il assiste tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives, le règlement d'un grand nombre de détails administratifs; discerne ce qui doit être porté à leur attention et leur transmet. Assume la responsabilité des tâches de secrétariat afin d'assurer le suivi des processus sous sa responsabilité et de soutenir les personnes qu'elle ou qu'il assiste. À ce titre, tient l'agenda, filtre les appels téléphoniques, assure la responsabilité du courrier et du classement, convoque et organise des réunions, rédige des procès verbaux, des lettres et recueille diverses informations afin de les présenter sous les formes appropriées. Tient à jour la comptabilité d'une unité administrative et applique les systèmes comptables en vigueur. Procède aux vérifications et aux conciliations requises. Collabore à l'établissement des prévisions budgétaires et à la ventilation des différents comptes. Prépare des rapports-synthèses. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et à toute autre formalité administrative relative à son secteur. Prépare, complète et signe divers formulaires et en assure le suivi. Assume la responsabilité de la création et de l'exploitation des banques de données et des applications informatiques nécessaires à la gestion des activités propres à son secteur. Participe à la planification et à l'organisation matérielle d'activités spéciales telles que colloques, congrès, voyages. Fait les convocations, les réservations de salles, de chambres, s'assure de la préparation et de la disponibilité du matériel et des documents requis dans les circonstances. Répond à des demandes d'informations, diffuse et explique les renseignements relevant de son domaine de travail. Réfère les problèmes exceptionnels. Veille au respect et à l'application des différents règlements et procédures en vigueur en liaison avec son secteur d'activités.
Note
Les tâches mentionnées reflètent les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doivent pas être considérées comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.
Qualifications requises
Scolarité : D.E.P. en secrétariat ou l'équivalent
Expérience : Quatre (4) années d'expérience pertinente .
Autres : Logiciels: Word, Excel, Outlook
Pour les outils de bureautique, la connaissance pratique d'un logiciel reconnu à l'intérieur de chaque famille bureautique exigée sera considérée suffisante.
La personne salariée régulière et temporaire qui ne satisfait pas aux exigences normales du poste peut y suppléer de la façon suivante: chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par deux (2) années d'expérience pertinente acquise à l'Université Laval ou chez un autre employeur; chaque année de scolarité pertinente manquante peut être compensée par une (1) année de scolarité de niveau égal ou supérieur dans un même champ d'études que celui exigé; chaque année d'expérience pertinente manquante peut être compensée par (1) année de scolarité pertinente additionnelle à la scolarité minimale exigée pour le poste dans un même champ d'études que celui exigé.
À titre d'information
Autres logiciels utilisés : Peoplesoft RH et finance, Capsule, Banner, Explo, monPortail, Ardibase UL, Teams.
Sous l’autorité de la directrice de l'École et la supervision de la cheffe d'équipe, la personne occupant ce poste est chargée de fournir un soutien administratif à l'ensemble de la clientèle de l'École de comptabilité dans le cadre de ses activités d'enseignement et de recherche.
Tâches spécifiques du poste :
En équipe avec ses collègues de l’École et en collaboration avec les instances administratives de la FSA (ex. Centre des examens, Direction exécutive, Directions de programmes), assure le soutien administratif au personnel enseignant, et l’équipe de direction de l’École de comptabilité. À titre d’exemple (liste non exhaustive) : Réalise le suivi des échéanciers et des procédures administratives. Mise en page, révision et correction de tout document utilisé dans le cadre de l’enseignement, de la recherche et des activités départementales. Anticipe les besoins et collabore à l’optimisation des processus; Effectue un suivi budgétaire des projets de recherche et d’ordre pédagogique sous sa responsabilité et tient à jour les états de compte des fonds de recherche et de soutien académique des enseignants. Envoie l’information par courriel chaque session; Saisit et vérifie les rapports administratifs : rapport de dépenses, avance de voyages, demandes d’achat, facture interne et externe, demande de service interne, commande en ligne, écriture de journal, virement de budget, redistribution rétroactive de salaire, commande à la reprographie; Applique les normes de conventions collectives (SCCCUL, SPUL, SPRUL, STEP) et maintient ses connaissances à jour sur les critères d’embauche pour la saisie des contrats d’engagements et de bourses (étudiants, professionnel de recherche, correcteurs, personne-ressource).; Effectue les vérifications nécessaires pour procéder à l’affichage des postes de l’École au Service de développement professionnel (SDP), les subventions études-travail et emploi-campus ainsi qu’Emploi été Canada en conformité avec la convention du STEP. Vérifie les dossiers et saisit les contrats. Consigne les données des subventions et assure le suivi des transactions dans les projets de recherche (virements et RRS);; Contribue à la promotion des postes d’auxiliaires offerts par l’unité. Sur une base trimestrielle, vérifie les dossiers académiques des candidatures reçues sur Capsule/Banner pour admissibilité et met à jour la banque de noms (validation permis de travail ou d’études, NAS); Assure la logistique entourant les examens, par exemple : vérification des instruments d’évaluation, demandes de reprographie, suivi des réceptions, répartition des locaux, des classeurs et des clés réservés aux correcteurs et correctrices en veillant à préserver la confidentialité et l’intégrité des instruments d’évaluation; Assiste les personnes responsables dans la préparation d’événements récurrents ou spéciaux (rencontres d’information et d’accueils des personnes étudiantes, colloques, congrès, réunions, etc.); Saisit et met à jour les informations figurant dans l’Intranet et site Web de l’École; Etc.
Vacances accordées après le 25 juillet seulement.
$ads={2}
$ads={1}